Comment organiser vos réunions et présentations

Les réunions de travail sont utiles pour faire les bilans et points sur le fonctionnement de la société. Elles rassemblent l’ensemble des cadres et des personnes influentes qui interviennent dans le fonctionnement de l’entreprise. Pour l’organiser, il existe des étapes très déterminantes à suivre pour la réussite de la rencontre. Voici quelques conseils pour bien organiser vos réunions et présentations.

Choisir une date pour la tenue de la réunion et présentation

La première des choses à faire quand vous organisez une réunion et présentation est de trouver la bonne date. Pour arriver à vous décider facilement, vous pouvez télécharger le calendrier 2023 Excel qui vous aidera à vous retrouver sans grand mal. Il va falloir opter pour une date qui arrange toutes les personnes conviées.

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Pensez donc à consulter leur agenda afin de connaître leur disponibilité. Le mieux serait quand même de choisir une date et de la soumettre puis de relever les avis par rapport. La date à choisir doit aussi coïncider avec la fin d’une période dans l’entreprise afin qu’un bilan complet puisse être établi et soumis à la discussion.

Faire le point des sujets qui seront à l’ordre du jour

Une deuxième étape probable pour organiser une réunion et présentation est de faire le point des sujets à aborder. C’est une phase très importante en cela qu’elle conditionne beaucoup le bon déroulement de votre réunion. Si vous voulez être sûr de garder l’attention de vos convives, il faudrait aller droit aux buts en évitant de tourner en rond sur les sujets. Voilà pourquoi vous devez avoir une idée claire de ce dont vous voulez parler pendant la réunion. Assurez-vous par ailleurs que ce soit des sujets importants et à grand intérêt.

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Communiquer le programme aux personnes concernées par la réunion

La communication autour de la réunion organisée est une étape qui ne doit pas être négligée. Elle consiste à informer les participants du rendez-vous. Ceux-ci doivent recevoir l’information assez tôt sur la date précise qui a été retenue pour la tenue de la réunion. Il serait aussi judicieux de les communiquer les points qui seront à l’ordre du jour. Cela leur permettrait aussi de se préparer à intervenir par rapport aux différents sujets.

Si vous avez prévu qu’un invité ou un autre prenne la parole, prévenez-le aussi afin qu’il prépare sa présentation. Assurez-vous encore de choisir les bons moyens de communication afin que les informations puissent bien passer. Pour finir, vous aurez besoin de faire des rappels de temps à autre afin que personne ne puisse oublier le rendez-vous pris.

Apprêter sa présentation lors de la rencontre

La dernière chose à faire dans le cadre de l’organisation de vos réunions et présentations est de préparer vos propres interventions. Si vous avez une présentation à faire de façon particulière, alors attelez-vous à la préparer judicieusement. Le discours et le point doivent être rédigés de façon lucide et assez facile à comprendre.

En tant que présentateur, vous devrez éviter de vous disperser aussi pendant vos interventions. Voilà pourquoi la préparation est très importante parce qu’elle vous permet d’avoir d’avance une idée sur ce que vous allez dire. L’apprêt de votre présentation vous évite aussi de trop garder la parole pendant vos transitions pour inviter d’autres intervenants.

Créer un environnement favorable pour la réunion

Au-delà de la préparation et de l’organisation du contenu de votre présentation, vous devez créer un environnement favorable pour votre réunion. Pour cela, choisissez une salle adéquate qui peut accueillir tous les participants confortablement. Assurez-vous que l’équipement audiovisuel nécessaire est en place et fonctionne correctement avant le début de la réunion.

Il peut être judicieux aussi d’adopter des techniques permettant de favoriser une atmosphère positive durant la réunion, comme par exemple :
• Privilégier les couleurs douces pour peindre les murs
• Aérer régulièrement la pièce
• Installer des plantes dans la salle

Cela va aider à ce que chacun se sente plus détendu et prêt à échanger sur divers sujets avec ses collègues. Il ne faut pas non plus oublier qu’une bonne gestion du temps contribue grandement au succès d’une réunion. Dans cette optique, établissez un ordre du jour clair qui détaille précisément chaque point devant être abordé lors de la rencontre.

N’hésitez pas à encourager les collaborateurs qui interviennent lors de ces rencontres en leur offrant des feedbacks positifs ou même simplement en soulignant leur travail accompli auparavant. Cela renforce leur motivation et améliore ainsi l’ambiance générale lors des prochaines réunions, favorisant encore davantage l’épanouissement professionnel collectif.

Évaluer les résultats de la réunion et les actions à entreprendre par la suite

Une fois que la réunion est terminée, il ne faut pas oublier d’évaluer les résultats et de planifier des actions à entreprendre par la suite. Pour ce faire, vous pouvez établir des objectifs clairs avant chaque réunion afin de mesurer l’efficacité générale du processus.

Il peut être utile de demander un feedback aux participants pour savoir s’ils ont apprécié le format et si leurs attentes ont été satisfaites en termes de contenu abordé lors de la réunion. Vous pouvez aussi fournir un questionnaire anonyme pour recueillir leurs impressions sur différents aspects tels que la qualité des intervenants ou encore les points à améliorer pour les prochaines rencontres.

Votre dernière doit être divisée en plusieurs catégories : qui fait quoi ? Quand faudrait-il réaliser chacune des tâches ? Et comment mesure-t-on leur progression?

Pour assurer le succès futur des projets initiés au cours d’une rencontre, vous devez contribuer au développement professionnel collectif mais aussi à l’amélioration continue du travail effectué dans votre entreprise.