Un portail salariés fait partie de l’écosystème dédié à la gestion des ressources humaines. Il offre un espace de partage aux employés d’une même entreprise. Retour sur ses principales fonctionnalités.
Plan de l'article
Définition d’un portail salariés
Un portail salariés ou portail RH est une plateforme qui fait partie du SIRH, dont les initiales signifient système d’information des ressources humaines. Tous les employés d’une même entreprise peuvent y avoir accès avec des niveaux d’autorisations spécifiques. Son but ? Faciliter la gestion des données personnelles et professionnelles de chacun.
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Côté salarié, il est possible d’effectuer des demandes de congés, de justifier des absences, d’éditer des notes de frais, de télécharger ou d’imprimer ses bulletins de paie dématérialisés. Côté employeur, les mises à jour des données et les réponses aux demandes des employés sont simplifiées. Mais ce n’est pas tout, le portail salariés est aussi l’endroit de référence pour les documents généraux de l’entreprise : sa convention collective, les titres professionnels des salariés, leur emplacement dans l’organigramme…
L’utilité d’un portail salariés
Alléger la gestion administrative des services de ressources humaines
Les services de ressources humaines étant souvent débordés, un portail salariés permet de les soulager d’une partie des tâches administratives et de gestion courante. Ici, toutes les informations personnelles et professionnelles sont réunies. Chacun peut vérifier leur actualité.
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Visualiser l’agenda de chaque service et les départs en vacances
Outil collaboratif, il permet de centraliser l’ensemble des demandes de congés, à tous les niveaux de la hiérarchie. Il offre ainsi une vision claire de l’agenda de chaque département. Il devient plus facile d’anticiper les départs en congés des employés pour maintenir un service minimum. De même, il est plus simple pour chacun de connaître le nombre de jours de congés et de RTT restants sur son compte et devant être posés avant la date butoir.
Suivre les demandes
L’une des principales utilités d’un portail salariés tient dans la facilité de suivi. Comparées aux formulaires papier qui circulent d’un bureau à l’autre et peuvent se perdre, ici les demandes sont centralisées sur une seule et même plateforme. Les oublis sont limités, les requêtes en attente, celles qui ne sont ni validées ni rejetées, sont identifiées et une relance est envoyée.
Comment choisir un portail salariés ?
Une plateforme ergonomique
Étant donné que l’ensemble de vos employés auront accès et se serviront de cette plateforme, il est évident que l’un des premiers critères à regarder concerne son ergonomie. Si elle est compliquée, personne ne voudra l’utiliser ou tout le monde viendra vous voir pour en connaître le fonctionnement.
Une plateforme sécurisée
Un portail RH contient des informations personnelles et professionnelles, notamment les bulletins de paie. Il doit donc être sécurisé pour garantir la confidentialité des données stockées.
Intranet ou Saas
Un portail RH peut être hébergé de façon interne à votre entreprise, sur son intranet, ou externe par le biais d’une solution Saas (Software as a Service).
Pour faire le bon choix, renseignez-vous auprès de professionnels et auprès de votre direction des systèmes d’information (DSI).
