Comment se fait la gestion de stock ?

Que ce soit pour des raisons financières ou simplement pour l’organisation de votre entreprise, il est essentiel d’optimiser la gestion de vos stocks. Voici 10 actions concrètes pour vous aider à réduire votre stock. Ils peuvent parfois sembler évidents, mais en fait, peu d’entreprises les appliquent.

Regardez notre vidéo ci-dessous pour optimiser la gestion de vos stocks en 10 actions :

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Voici les détails des 10 étapes à suivre pour réduire votre stock :

1 : Configurer des indicateurs communs

On ne peut pas s’améliorer sans se mesurer. La mise en place d’indicateurs partagés dans toute l’entreprise est essentielle pour optimiser la gestion de vos stocks. Attention cependant : trop d’indicateurs peuvent rendre votre animation plus complexe, voire mal orientée.

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Je recommande 2 indicateurs principaux

1 — Taux de disponibilité ou taux de service client ?  :

La priorité reste de respecter les les besoins de ses clients dès que possible. Il s’agit alors de connaître les stocks disponibles pour le client (en magasin, en entrepôt…) et donc de connaître votre taux de disponibilité .

Calcul : Stock disponible en nombre de produits/produits catalogués.

Exemple : j’ai 100 produits dans mon catalogue, seuls 80 sont disponibles pour mes clients, donc j’ai une disponibilité de 80/100 = 80 %.

Ce calcul est effectué à l’heure T, idéalement le même jour. Par la suite, vous pourrez établir des moyennes quotidiennes. Ce calcul est effectué uniquement sur les références actives dans le catalogue, et non sur les produits en fin de série ou les nouveaux produits qui ne sont pas encore en stock.

Si vous n’avez pas accès à l’inventaire de votre magasin, vous pouvez utiliser le taux de service qui est largement utilisé dans l’industrie.

Calcul : Quantités commandées/Quantités livrées en%

Exemple : Je reçois une commande de 100 quantités, je suis en mesure de livrer 70 quantités, donc mon taux de service sera de 70 %

2 — Rotation des stocks

Il s’agit du nombre moyen de jours pendant lesquels l’inventaire est épuisé. Il est nécessaire d’effectuer ce calcul au cours des 52 dernières semaines pour disposer d’un indicateur fiable, qui prend en compte les saisonnalités et les fluctuations associées. Plus la valeur est faible, plus votre action tourne rapidement, ce qui lui permet de tourner efficacement.

Calcul de la rotation des stocks  : Stock moyen par valeur au cours des 52 dernières semaines/Ventes moyennes par jour.

Exemple : si votre stock moyen en 2016 est de 1 000 000$ et que votre vente quotidienne moyenne est de 5 000$, la durée de vie de votre stock = 1 000 000/5 000 = 200 jours.

Il est important de calculer cet indicateur en valeur, car les produits de grandes quantités peuvent avoir un impact important sur le total. Votre actif financier est en valeur et non en quantité.

Votre objectif sera de trouver un équilibre entre la disponibilité des clients et la rotation des stocks. C’est le défi pour toute entreprise souhaitant optimiser la gestion de ses approvisionnements et de ses stocks.

Pour aller plus loin : 1) Consultez notre article : 10 indicateurs pour votre chaîne d’approvisionnement 2) Accédez à notre formation en ligne : Mesurer les performances de votre chaîne d’approvisionnement

2 : Faites une analyse Pareto de toutes vos références et classez-la en codes ABC

Il s’agit de placer toutes vos références dans un seul fichier Excel de gestion des stocks, y compris le stock actuel en valeur et en quantité, ainsi que les ventes des 52 dernières semaines, des 26 dernières semaines, des 4 dernières semaines et enfin celles de la dernière semaine.

Vous allez maintenant analyser vos références par ordre décroissant de vente, puis dans ordre décroissant des stocks. Il y a fort à parier que la répartition de vos ventes suivra une courbe de PARETO . Vous pourrez ensuite classer vos produits en 3 catégories et agir sur vos références « inefficaces » en termes de chiffre d’affaires :

• 5 % de vos références représentent 40 % des ventes : CODE A. • 20 % de vos références représentent 80 % des ventes : CODE B (A B = 20 %). • 80 % de vos références représentent 20 % des ventes : CODE C.

Même chose pour le stock, très souvent la même distribution est observée.

• 5 % de vos références représentent 40 % du stock.
• 20 % de vos références représentent 80 % du stock.
• 80 % de vos références représentent 20 % du stock.

Le objectif est maintenant d’analyser les principales références en termes de stock et de concentrer la majeure partie de son temps et de son énergie sur celui-ci. Tout d’abord, il est nécessaire d’étudier les 5/40 (c’est-à-dire 5% qui représentent 40% du stock). Si les références 5/40 ne font pas partie des ventes 5/40 (CODE A), ou pire ne font pas partie des ventes 20/80 (CODE B ), il est urgent d’agir sur ces références pour réduire leur stock (voir ci-dessous).

Pour en savoir plus, consultez notre article : Méthode ABC sur Excel

Ou accédez à la formation complète : ABC Method/Time Management

3 : Supprimer les stocks obsolètes, les stocks dormants

Dans le dossier présenté ci-dessus, il s’agit d’identifier toutes vos références non vendues ou très peu vendues au cours des 6 derniers mois. Ces références n’ont pas grand-chose à faire dans votre entreprise et dans vos feuilles de stock. Ils prennent juste de la place et vous pénaliser financièrement.

• 3 solutions : Promotion — Don — Destruction

4 : Réduire le nombre de références

Cela semble évident, mais peu d’entreprises remettent en question leur catalogue de produits avec une analyse des ventes par rapport aux coûts des stocks.

Reprenez ici votre liste de gestion des stocks Excel et examinez vos faibles ventes 80/20 (code C) pour voir s’il est possible de les supprimer définitivement, ou de ne conserver que des références dites « sans stock » , c’est-à-dire des références à commander uniquement lorsque vous avez un client qui en fait la demande.

Apple est l’un des meilleurs exemples au monde. Cette entreprise a réussi à maintenir un nombre extrêmement faible de références malgré un chiffre d’affaires de plusieurs centaines de milliards de dollars. C’est l’un de ses plus grands atouts, offrant une valeur maximale sur très peu de produits. Il est également nettement plus facile de gérer l’inventaire pour Apple que son concurrent Samsung, par exemple.

5 : Accepter la rupture de stock sur les ventes faibles

Garantir une disponibilité de 100 % pour vos clients nécessiterait un stock presque infini. Il est donc nécessaire de convenir de réduire le stock sur les 80/20 en vente (CODE C ).

Par exemple, si vous êtes à la recherche d’un supermarché, il est essentiel d’avoir 100 % de disponibilité sur du papier toilette. En revanche, vos clients seront moins exigeants sur la disponibilité sur le rayon textile si vous n’avez pas de chemise rose taille XXS.

Si vous travaillez dans le sourcing automatisé ou Excel, il vous suffit de réduire la couverture d’inventaire de votre code C, qui n’est pas stratégique en termes de ventes. Une couverture est le nombre de jours de stock que vous souhaitez avoir dans votre entrepôt, votre usine ou votre magasin.

Pour simplifier  :

Calcul : Stock souhaité = Prévisions de ventes x (Temps fournisseur Couverture du stock )

Vous pouvez également réduire votre la couverture des stocks sur les produits présentant une faible incertitude de vente, c’est-à-dire les produits qui sont toujours vendus en quantités stables, est prévisible. Le risque de rupture de stock est en effet plus faible sur ce type de produit.

Pour aller plus loin : consultez notre article sur la méthode ABC XYZ

6 : Améliorez vos prévisions de ventes et d’achats

Il est impossible de réaliser des prévisions de ventes parfaites. Mais il est fondamental de consacrer du temps à vos prévisions dès le départ et vous permettra d’économiser du temps et de l’argent par la suite. Encore une fois, concentrez-vous principalement sur les références de vente solides CODE A, B et avec beaucoup de stock en valeur.

Un autre point souvent négligé est le calcul de l’ordre de mise en œuvre, c’est-à-dire la première commande que vous passez à votre fournisseur pour un nouveau produit. Les commandes suivantes sont des commandes de réapprovisionnement ou de réapprovisionnement .

L’ordre d’établissement peut représenter de 20 % à 100 % du stock total . Il est donc essentiel de ne pas à l’excédent de stock dès le départ en prenant le temps d’analyser le nombre de jours de stock que vous souhaitez avoir à couvrir. Plus le délai de livraison du fournisseur est court, plus votre stock d’implémentation doit être bas, car un réapprovisionnement vous permet d’ajuster rapidement le niveau du stock.

7 : Réduisez les minimums de commande de vos fournisseurs

Vous souhaitez commander 100 pièces, mais le fournisseur ne peut vous livrer que par groupe de 1000 pièces. C’est ce qu’on appelle la commande minimale . Cela peut avoir un impact significatif sur votre stock excédentaire. Par exemple, l’un de mes fournisseurs de bouteilles d’eau d’énergie m’impose un minimum de 50 000 bouteilles par commande, ce qui représente plus de 6 mois de ventes sur certaines références, ce qui n’était pas acceptable pour notre entrepôt et notre flux de trésorerie.

Pour identifier vos principaux problèmes, procédez comme suit :

Ajoutez une colonne « commande minimale » dans votre fichier Excel de gestion des stocks et divisez votre « commande minimale » par votre vente quotidienne moyenne. Le plus haut le nombre de jours de stock obtenus, plus il est probable que cela ait un impact sur votre stock excédentaire.

Par exemple, votre fournisseur vous demande de commander un minimum de 1000 paires de chaussures en pointure et votre vente moyenne sur la pointure 46 n’est que de 10 par jour. Vous disposez donc automatiquement d’un minimum de 100 jours de stock sur chaque commande, sans oublier le fait que vous n’attendez pas de tomber en rupture de commande pour passer une nouvelle commande.

3 solutions possibles pour réduire l’impact de vos minimums de commande :

1. Négocier avec le fournisseur Change
2. Provider
3. Remplacer/Supprimer le

produit 8 : Réduisez les délais de livraison de vos fournisseurs

Votre niveau de stock dépend en grande partie de votre délai de livraison. Si vous commandez depuis la France auprès d’un fournisseur chinois, vous devrez passer une commande beaucoup plus importante pour remplir votre conteneur, optimiser les coûts… par rapport à une commande régulière d’un fournisseur français.

Calcul simplifié : Stock souhaité = Prévisions de ventes x (Temps fournisseur couverture du stock )

Ainsi, plus vous réduisez les livraisons des fournisseurs, plus vous réduisez les stocks. Encore une fois, concentrez-vous sur votre stock 20/80 .

3 solutions  :

1. Négocier avec le fournisseur
2. Changement de fournisseur
3. Remplacer/Supprimer le produit

9 : Centralisez la gestion de vos stocks

Si vous disposez de plusieurs niveaux d’inventaire (entrepôts, magasins, usines…), il est naturel de vouloir mettre des stocks à tous les niveaux. Il s’agit en fait d’une erreur , surtout en cas de faibles ventes.

Par conséquent, je vous conseille vivement de centraliser autant de références que possible sur un seul niveau de stock . Cela ne s’applique pas aux ventes élevées et aux produits volumineux qui coûtent très cher au transport.

Attention, il est facile d’estimer le « coût de transport » économisé, encore moins le coût des stocks qui comprend les coûts financiers, logistiques, la perte de productivité, coût de promotion, destruction ou autre. Vous devez toujours raisonner en intégralité des coûts.

10 : Automatisez votre réapprovisionnement

La « peur de passer à côté » est un trait naturel de l’être humain qui aura donc toujours tendance à surestimer ses besoins.

Si vous gérez manuellement votre stock, il est fortement recommandé d’automatiser votre réapprovisionnement sur votre Excel de gestion des stocks ou sur un logiciel de gestion des stocks de type ERP.

De cette façon, vous ne gérerez que certains paramètres par exception et le logiciel de gestion s’occupera du reste.

Pour plus d’informations, découvrez

1. Devenez (enfin) efficace sur EXCEL pour automatiser vos processus avec les macros Excel
2. Comment choisir votre logiciel de gestion des stocks.

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